Nell’era digitale, la gestione delle risorse umane e il monitoraggio delle performance aziendali richiedono soluzioni avanzate e integrate, utilizzando dashboard di business intelligence.
Le implementazioni di dashboard però, sono spesso impostate in una prospettiva tecnologica dettata dall’IT più che dall’esigenza del cliente HR. Il risultato è una soluzione complessa, omnicomprensiva, costosa e con tempi di realizzazione molto lunghi.
Per un grande cliente del settore manifatturiero italiano, presente in tutto il mondo, HRI è partita da una visione differente: focalizzazione sulle esigenze, priorità e tempistiche del cliente e dalla considerazione che, con i dati già disponibili, si potevano soddisfare più del 75% delle necessità informative e decisionali del cliente.
Elementi di novità nell’approccio della creazione della Dashboard HR
- Focalizzazione sulle esigenze del cliente: piuttosto che concentrarci sulla tecnologia, abbiamo posto l’accento sulle necessità decisionali del cliente e costruito insieme un mockup per ricreare il look and feel
- Prioritizzazione delle esigenze: il motto è stato “partiamo da quello che abbiamo e rendiamolo smart”. Dopo aver validato il mockup abbiamo creato le prime viste sulla dashboard BI in tempi rapidi per avere, di volta in volta, riscontro immediato da parte del cliente e poter effettuare il fine tuning.
- Modularità e approccio agile: abbiamo mantenuto una cornice di sviluppo aperta e una logica agile per poter aggiungere in seguito, in modo modulare, ulteriori dati e moduli di analisi.
Le fasi del progetto
Il progetto, durato all’incirca 6 mesi, ha visto 6 fasi per le quali riportiamo le attività principali.
- Avvio e kick-off
In questa fase abbiamo identificato e creato il gruppo di lavoro, condiviso obiettivi e metodo e fatto il kick-off di progetto in modalità workshop.
- Codesign
Ci siamo per prima cosa dedicati alla raccolta e sistemazione dati e alla creazione del perimetro di fattibilità. In questo perimetro abbiamo identificato tre classi di dati:
- Dati classici “HR”: anagrafici, payroll, DE&I, turnover, ecc.
- Dati alimentati dai processi HR tra cui: recruiting, development, performance, welfare.
- Dati di business: performance di vendita, performance produttive, HSE, ecc.
Infine, abbiamo predisposto e discusso un Mockup su Excel, lo abbiamo validato e abbiamo fatto un follow-up con tutte le persone coinvolte.
- Implementazione
Siamo passati allo sviluppo sulla piattaforma di Business Intelligence facendo un primo disegno di configurazione e stabilendo la modalità di raccolta dati.
Abbiamo definito privilegi di accesso per 4 differenti “personas”:
- Corporate HR
- Group Management
- Legal Entity Management
- Legal Entity HR Management.
Successivamente è iniziata la realizzazione dei moduli di analisi (detti anche “App”). In maniera iterativa ci siamo confrontati con il cliente per ogni modifica / incremento, fino ad arrivare ad un prototipo da testare.
- Validazione
Abbiamo validato il prototipo con il cliente, lo abbiamo corretto e integrato per renderlo operativo. Abbiamo iniziato a far usare la dashboard HR al team di lavoro per avere feedback sulla chiarezza, l’usabilità, ecc.
- Training
L’adozione di uno strumento di Business Intelligence per monitorare le performance non è solo il passaggio da uno strumento più semplice (normalmente Excel) ad un altro più evoluto.
Vista in un’ottica più ampia, può essere l’occasione per partecipare ad una vista sinottica e far progredire una cultura del dato che porti a maggiore consapevolezza e comprensione dei fenomeni organizzativi.
Per questo motivo, prima dell’handover al cliente, abbiamo effettuato due tipi di training per gli HR:
- Un training “tecnico” sull’uso della dashboard e sulla lettura delle rappresentazioni in essa contenuta;
- Un training orientato alla crescita della cultura del dato e del suo utilizzo nell’organizzazione.
I principali contenuti di questo secondo training riguardavano tre tematiche:
- Ownership: formare alla consapevolezza della ownership del dato.
- Data driven management: dare evidenza di come si possono utilizzare i dati per comprendere i fenomeni e prendere le decisioni.
- Produrre report e informazioni per lo story telling: fornire gli strumenti logici e informare sui passaggi per leggere il dato e raccontarlo in modo efficace.
- Handover e diffusione.
Abbiamo poi fatto l’handover all’organizzazione sulla base di un calendario che partiva dai membri del team di progetto per arrivare al perimetro completo (v. figura qui sotto a sinistra).
Contestualmente abbiamo tracciato il percorso necessario per l’aggiunta di moduli di analisi e dati aggiuntivi (v. figura qui sotto a destra).
Il risultato: una dashboard HR efficiente senza i costi delle tecnologie tradizionali
L’approccio agile adottato da HRI per la creazione di una Dashboard Integrata si è dimostrato vincente:
abbiamo contenuto i tempi di sviluppo e iniziato a fornire elementi di analisi già prima della fine del progetto senza le complessità e i costi elevati tipici delle implementazioni tecnologiche tradizionali.
Un aspetto cruciale è il cambio di mindset, ottenuto stimolando la cultura del dato, enfatizzando l’importanza dell’ownership, del data-driven management e delle competenze di storytelling con i dati.
In sintesi, l’approccio agile di HRI ha permesso di sviluppare una dashboard integrata che non solo risponde alle esigenze attuali del cliente, ma è anche pronta per adattarsi a future richieste, promuovendo al contempo una cultura aziendale basata sui dati.
